ENGLISH NOTICE AND CONSENT REQUEST FOR COLLECTION OF BIOMETRIC AND OTHER PERSONAL DATA
إخطار وطلب الموافقة بشأن جمع بيانات المقاييس الحيوية والبيانات الشخصية الأخرى
Dernière mise à jour : 30 mars 2023
Votre établissement a retenu les services d’ExamSoft Worldwide LLC pour effectuer les vérifications d’identité et assurer la protection de votre examen. Ce processus nécessite la collecte et l’utilisation de certaines données biométriques pour confirmer votre identité et la création et l’utilisation d’enregistrements vidéo et audio. Même si nous recevons vos données dans le cadre de nos services d’examen, seul votre établissement pourra prendre des décisions suite à la vérification de votre identité et confirmer que votre comportement, tel qu’il apparaît sur les enregistrements, est approprié.
Les présents avis et demande de consentement précisent les données biométriques et autres données personnelles que nous souhaitons collecter, la manière dont nous les utiliserons et la période pendant laquelle nous les conserverons. Dans le cadre du présent avis, les termes « données biométriques » renvoient au balayage des contours de votre visage et aux renseignements dérivés de ce balayage qui serviront à confirmer votre identité.
Vous comprenez que vous pouvez refuser de transmettre des données biométriques et des enregistrements à ExamSoft. Le cas échéant, sachez que votre établissement pourra vous demander de consentir à la collecte de ces données avant de passer l’examen par le biais du logiciel d’ExamSoft. Nous ne contrôlons pas la politique de votre établissement.
Le logiciel d’ExamSoft vous demandera d’accorder la permission d’utiliser la caméra et le microphone de votre appareil pour prendre une photo de vous et pour faire des enregistrements audio et vidéo de vous pendant que vous passez l’examen. La photo et le balayage de votre visage qui y sera associé seront comparés aux autres photos balayées que vous nous aurez transmises. Concernant les services d’enregistrement vidéo et audio, une alerte s’affichera au haut de votre écran pendant l’examen pour vous informer que vous êtes enregistré(e). Les enregistrements seront automatiquement analysés pour comparer votre activité durant l’examen aux paramètres établis relativement à l’examen. Par exemple, l’analyse pourra détecter des types de comportements susceptibles de suggérer que la personne qui passe l’examen consulte des documents non autorisés ou communique de manière illicite avec une autre personne. Nous faisons appel à des prestataires de service externes pour fournir des services de vérification d’identité et de surveillance sachant qu’ils ne sont pas autorisés à consulter ni à utiliser les données biométriques, enregistrements ou autres données personnelles à d’autres fins.
Nous transmettrons l’ensemble des photos, balayages et enregistrements, ainsi que la liste des éventuelles anomalies, à votre établissement, mais ne prendrons aucune décision à leur sujet. Votre établissement déterminera si vous avez respecté ses consignes.
Nous sommes susceptibles d’utiliser vos données biométriques, vos photos, les enregistrements et autres données personnelles pour mieux cerner le rendement des services ExamSoft. Nous sommes susceptibles d’anonymiser, d’agréger et/ou de dépersonnaliser les photos, enregistrements et autres données personnelles afin de les utiliser à des fins légales, par exemple pour améliorer notre logiciel et nos services, à des fins de recherche et de développement de produits ou pour faire à votre établissement des offres de services personnalisés.
Nous conserverons les données biométriques, photos et enregistrements audio et vidéo jusqu’à un an après que vous aurez utilisé le logiciel ExamSoft pour la dernière fois pour votre établissement ou pendant la durée de conservation prévue par la loi, après quoi nous supprimerons lesdites données. Sachez cependant que votre établissement peut nous demander, à tout moment, de supprimer vos données et nous le ferons si la loi l’autorise. Veuillez noter que votre établissement est susceptible de conserver vos données biométriques, photos et enregistrements audio et vidéo plus longtemps; donc veuillez communiquer avec votre institution si vous avez des questions concernant les politiques de rétention des données.
En cochant la case ci-dessous, vous reconnaissez avoir lu le présent avis qui décrit les types de données biométriques, d’enregistrements et de photos collectés, la façon dont ces renseignements sont collectés et utilisés et la durée pendant laquelle nous les conservons. Vous acceptez ces démarches et le fait qu’ExamSoft transmette lesdites données à votre établissement ou aux prestataires de service externes d’ExamSoft lorsque cela est nécessaire pour fournir les services. Veuillez consulter notre politique de protection de la vie privée à l’adresse https://examsoft.com/privacy-policy pour en savoir plus sur nos pratiques en matière de respect de la vie privée.
[ ] Je consens à ce qu’ExamSoft recueille, traite, conserve et transmette mes données biométriques, photos et enregistrements audio et vidéo comme indiqué ci-dessus.
