Politique de confidentialité

Date d’entrée en vigueur : 10 juillet 2019

ExamSoft Worldwide, Inc. (« ExamSoft ») s’engage fermement à protéger votre confidentialité. Cette politique de confidentialité définit la manière dont ExamSoft utilise et protège vos données personnelles. ExamSoft recueille des données personnelles par l’entremise des sites Web hébergés sur le domaine examsoft.com, ainsi qu’à l’aide de ses applications Web et des applications installées localement. La politique de confidentialité actuelle peut être consultée à l’adresse suivante : https://examsoft.com/privacy-policy.

Comme indiqué ci-dessous, ExamSoft se conforme aux boucliers de protection des données UE-États-Unis et Suisse-États-Unis concernant la collecte, l’utilisation et la conservation des données personnelles des pays membres de l’Union européenne et de la Suisse.

ExamSoft se conforme également aux lois américaines, y compris la Family Educational Rights and Privacy Act (« FERPA », la loi américaine du droit à l’éducation de la famille et la loi sur la protection des renseignements personnels), le cas échéant, qui assurent la protection des données personnelles. ExamSoft est soumis aux pouvoirs d’enquête et d’application de la Federal Trade Commission (FTC, Commission fédérale du commerce).

Collecte de renseignement

ExamSoft peut recueillir, stocker et utiliser les données personnelles suivantes :

1. Les renseignements que vous fournissez lors de la création d’un compte d’utilisateur auprès d’ExamSoft, de l’abonnement aux services offerts sur les sites Web d’ExamSoft, des notifications par courriel ou de l’utilisation du logiciel ExamSoft pour passer un examen. Plus précisément, lorsque vous passez un examen, vous devez entrer certains renseignements dans le logiciel ExamSoft, notamment votre nom, le numéro d’identification de l’étudiant ou de l’inscrit, votre numéro de téléphone, votre adresse courriel, vos réponses et d’autres éléments d’évaluation.
2. Les renseignements que nous recueillons automatiquement lors de l’administration des examens. Nous recueillons automatiquement des renseignements sur les candidats aux examens dans le cadre de notre obligation contractuelle de faire passer les examens et d’en assurer l’intégrité. Ces renseignements comprennent généralement la marque et le modèle de l’ordinateur utilisé par les candidats aux examens, les numéros d’identification des appareils, le type et la version des logiciels utilisés par ces derniers, ainsi que les renseignements relatifs à la sécurité et à la performance du logiciel, comme les données saisies au clavier.
3. Les renseignements sur toute transaction effectuée entre vous et ExamSoft sur les sites Web d’ExamSoft ou en lien avec ceux-ci, y compris les renseignements relatifs à tout achat de produits ou de services d’ExamSoft que vous effectuez. Nous pouvons également recueillir des renseignements concernant les visiteurs du site Web, tels que l’adresse IP, l’emplacement géographique, le système d’exploitation, le type de navigateur, la source de référence, la durée de la visite et le nombre de pages visitées. Nous utilisons des témoins pour recueillir des renseignements, suivre les visiteurs du site Web et personnaliser votre expérience en ligne. Pour plus de renseignements, veuillez consulter la section « Témoins » ci-dessous.

Pour des services spécifiques, ExamSoft peut également recueillir, stocker, utiliser et conserver des « identifiants biométriques » et des « renseignements biométriques ». « Identifiant biométrique » désigne un balayage de la rétine ou de l’iris, une empreinte digitale, une empreinte vocale ou un balayage de la géométrie de la main ou du visage. « Renseignement biométrique » désigne toute information, quelle que soit la façon dont elle est saisie, convertie, stockée ou partagée, en fonction de l’identifiant biométrique utilisé pour identifier une personne. ExamSoft utilise ces renseignements dans le cadre de la fourniture de certains de ses services à ses clients. Avant la collecte de renseignements biométriques ou d’identifiants biométriques, elle vous en avisera et

vous aurez le droit d’accepter ou de refuser de fournir ces renseignements ou identificateurs. ExamSoft conservera ces renseignements seulement pendant la période requise pour fournir le service et uniquement aussi longtemps que le compte client est actif, et elle exige de ses fournisseur d’en faire autant.

Contrôleur de données

ExamSoft recueille généralement des données personnelles au nom de ses clients dans le but de leur fournir des services liés aux examens. Dans de tels cas, le client sera le « contrôleur des données » des données personnelles applicables, et ExamSoft sera le « sous-traitant des données », conformément à l’emploi de ces termes dans les lois applicables sur les données et la confidentialité. Dans son rôle de sous-traitant de données, ExamSoft ne traite les données personnelles qu’en vertu du contrat applicable aux fins de fournir ses services liés aux examens à ses clients.

ExamSoft est généralement le contrôleur de toutes les données personnelles qu’elle recueille par l’intermédiaire de ses sites Web.

Utilisation et partage des données personnelles

Les données personnelles transmises par l’intermédiaire de ces sites Web et applications seront utilisées aux fins spécifiées dans la présente politique de confidentialité ou dans les parties pertinentes du site Web. En plus des utilisations identifiées ailleurs dans cette politique de confidentialité, ExamSoft peut utiliser vos données personnelles aux fins suivantes :

1. traiter toute demande de renseignements que vous lui soumettez et toute autre communication que vous lui transmettez relativement à vos transactions avec ExamSoft;
2. aviser ses utilisateurs et clients de tout problème affectant les services et les logiciels d’ExamSoft, ainsi que de leur résolution, y compris par courriel ou par message texte;
3. améliorer votre expérience de navigation en personnalisant les sites Web;
4. vous envoyer des communications de marketing (lorsque vous l’autorisez);
5. se conformer aux exigences légales et réglementaires;
6. en réponse à des demandes légitimes des autorités publiques, notamment pour satisfaire aux exigences de sécurité nationale ou d’application de la loi;
7. fournir ses services liés aux examens conformément à ses contrats avec ses utilisateurs et ses clients (p. ex., les établissements d’enseignement).

ExamSoft ne vendra pas vos données personnelles, et comme indiqué ci-dessous, elle ne divulguera pas vos données personnelles à des tiers, à l’exception des divulgations raisonnablement nécessaires aux fins identifiées ci-dessus. ExamSoft peut divulguer des données personnelles :

1. à ses clients dans le but de faire passer les examens;
2. à ses partenaires de marketing, lorsque vous avez accepté le partage à des fins de marketing;
3. dans la mesure où la loi l’exige ou le permet, le partage avec les organismes d’application de la loi dans le cadre d’une enquête;
4. dans le cadre d’une procédure judiciaire actuelle ou éventuelle;
5. afin d’établir ou d’exercer les droits juridiques d’ExamSoft ou de se défendre contre des réclamations; par exemple, le partage peut être nécessaire pour faire valoir une réclamation ou une défense juridique, entre autres pour faire respecter notre contrat de licence d’utilisateur final des candidats aux examens;
6. dans le cadre d’une vente, d’une fusion, d’une acquisition ou d’une autre opération touchant l’entreprise associée;
7. à des fournisseurs de services tiers, tels que les consultants qui nous aident à fournir un soutien technique ou un soutien à la clientèle et les entrepreneurs embauchés pour surveiller certains examens,

mais seulement dans la mesure où ces fournisseurs de services ont besoin de ces données personnelles pour fournir ces services à ExamSoft et à ses utilisateurs et clients.

Dans les cas de transfert ultérieur à des tiers de vos données personnelles par ExamSoft, ExamSoft assumera la responsabilité.

Utilisation de témoins

ExamSoft peut utiliser de la technologie pour suivre le comportement des visiteurs de ces sites Web. Cela peut inclure l’utilisation d’un témoin, un fichier texte envoyé par un serveur Web à un navigateur Web et stocké par ce dernier aux fins de tenue des dossiers. Cette technologie peut ainsi accélérer vos activités futures sur ces sites Web et permettre à ExamSoft de vous offrir une expérience de navigation personnalisée.

Vous pouvez choisir d’accepter ou de refuser les témoins en modifiant les paramètres de votre navigateur pour qu’il accepte ou refuse les témoins. Si vous choisissez de refuser les témoins, il se peut que vous ne puissiez pas profiter pleinement des fonctionnalités des sites Web. Chaque navigateur étant différent, consultez le menu « Aide » de votre navigateur pour savoir comment modifier vos préférences en matière de témoins ou visitez le http://www.allaboutcookies.org pour obtenir de plus amples renseignements.

Les sites Web d’ExamSoft ne prennent actuellement aucune mesure en réponse aux signaux « Do Not Follow » (Aucun suivi) envoyés par certains navigateurs.

Choix et droits

Dans de nombreux cas, vous devriez communiquer directement avec l’université ou l’administrateur de l’examen pour exercer les droits de confidentialité applicables. Si vous communiquez avec nous directement, nous pouvons supprimer ou mettre à jour vos renseignements personnels dans un délai raisonnable et après avoir avisé le contrôleur de donnée de votre demande.

Si notre traitement est basé sur votre consentement, vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment.

Dans certains cas, vous pouvez vous opposer au traitement des données que vous avons recueillies ou en restreindre l’utilisation, par exemple si vos données sont conservées à tort ou si nous ne disposons plus d’un fondement juridique pour leur traitement. Vous pouvez nous demander de supprimer ou d’effacer certaines de vos données, par exemple lorsqu’elles ne sont plus nécessaires à l’administration de l’examen.

Vous pouvez accéder à vos données personnelles et corriger, modifier ou supprimer des informations inexactes ou traitées en violation des principes des boucliers de protection des données UE-États-Unis et Suisse-États-Unis, sauf dans les cas où le fardeau ou les frais liés à l’accès risquent d’être disproportionnés par rapport aux risques pour votre confidentialité dans le cas en question, ou lorsque les droits d’autres personnes risquent d’être bafoués. Pour exercer ce droit, veuillez communiquer avec nous par courriel ou par courrier à l’adresse indiquée à la fin de la présente politique de confidentialité. Si nous ne sommes pas le contrôleur des données (par exemple, lorsque les données personnelles ont été recueillies pour le compte d’un établissement d’enseignement dans le cadre de nos services liés aux examens), nous pouvons être tenus de vous diriger, vous ou votre demande, au contrôleur du traitement concerné.

Dans de nombreux cas, ExamSoft vous offre la possibilité d’accepter ou de refuser (désinscription) la divulgation de vos données personnelles à un tiers (autre que, par exemple, le partage pour exécuter un contrat applicable ou pour fournir ou améliorer nos services) ou leur utilisation à des fins sensiblement différentes de celles pour lesquelles elles ont été initialement collectées ou autorisées ultérieurement par vous.

Pour ne plus recevoir de courriels de marketing ou d’autres communications promotionnelles, veuillez cliquer sur le lien « Se désabonner » ou « Se retirer » au bas de ces courriels, ou communiquer avec nous directement comme indiqué dans la section « Nous joindre » ci-dessous.

Les résidents de la Californie qui fournissent des renseignements personnels pour obtenir des produits ou des services à des fins personnelles, familiales ou domestiques ont le droit de demander et d’obtenir une fois par année civile des informations sur les renseignements clients que nous avons partagés avec d’autres entreprises pour leur propre usage de marketing direct, le cas échéant. S’il y a lieu, ces renseignements comprennent normalement les catégories de renseignements clients, ainsi que les noms et adresses des entreprises avec lesquelles nous avons partagé des renseignements clients au cours de l’année civile précédente.

Sécurité de vos données personnelles

ExamSoft prend des précautions raisonnables pour protéger vos données personnelles contre la perte, l’usage à mauvais escient et l’accès non autorisé, la divulgation, la modification et la destruction. Aucune méthode de transmission sur Internet ou méthode de stockage électronique n’est toutefois sécurisée à 100 %. Par conséquent, ExamSoft n’est pas en mesure de garantir sa sécurité absolue.

Fondements juridiques du traitement des données personnelles

ExamSoft traite les données personnelles en fonction des fondements juridiques suivants : (i) l’exécution des obligations contractuelles d’ExamSoft auxquelles vous êtes partie, et (ii) l’intérêt légitime d’ExamSoft. Pour les entités et les personnes qui sont parties aux contrats de logiciels ou de services d’ExamSoft ou au contrat de licence du candidat aux examens, l’exécution par ExamSoft des termes des contrats sous-jacents constitue le fondement juridique pour traiter vos données personnelles et ExamSoft traite vos données personnelles conformément aux objectifs définis dans ces contrats.

Liens vers d’autres sites Web

Ces sites Web peuvent contenir des liens vers d’autres sites Web d’intérêt. ExamSoft n’est pas responsable de la protection ni de la confidentialité des renseignements que vous fournissez lorsque vous visitez ces sites Web, et ces sites ne sont pas régis par la présente politique de confidentialité. ExamSoft ne contrôle pas et ne saurait être tenue responsable du contenu, du fonctionnement ou des politiques de confidentialité et d’autres conditions d’utilisation de ces sites Web tiers.

Bouclier de protection des données UE-États-Unis et Suisse-États-Unis.

ExamSoft est située aux États-Unis, et les données personnelles collectées par ExamSoft dans le monde entier (y compris au sein de l’UE et en Suisse) peuvent être transférées aux États-Unis à des fins de traitement. En utilisant les services d’ExamSoft ou en soumettant des données personnelles à ExamSoft, vous consentez à la transmission de vos renseignements en dehors de votre pays. ExamSoft se conforme aux cadres de protection de la confidentialité UE-États-Unis et Suisse-États-Unis comme précisé par le U.S. Department of Commerce (ministère du Commerce des États-Unis) concernant la collecte, l’utilisation et la conservation des données personnelles transmises de l’Union européenne et de la Suisse aux États-Unis. ExamSoft a été certifiée par le Department of Commerce qui adhère aux principes du bouclier de protection de la confidentialité. En cas de conflit entre les modalités de la présente politique de confidentialité et les principes de protection de la confidentialité, les principes de la protection de la confidentialité prévaudront. Pour en savoir plus sur le programme de protection de la confidentialité et pour consulter la certification d’ExamSoft, veuillez consulter les sites www.privacyshield.gov et https://www.privacyshield.gov/list.

Plaintes relatives à la protection de la confidentialité déposées par des citoyens de l’Union européenne et des citoyens suisses

ExamSoft utilise une approche d’auto-évaluation pour assurer la conformité à cette politique de confidentialité et vérifie périodiquement que la politique est exacte, exhaustive quant aux renseignements à présenter, affichée bien en vue, entièrement mise en œuvre, accessible et conforme aux principes du bouclier de protection des données. Conformément aux principes de protection de la vie privée, ExamSoft s’engage à résoudre les plaintes concernant la collecte ou l’utilisation de vos données personnelles. Les ressortissants de l’Union européenne et les Suisses qui ont des questions ou des plaintes concernant notre politique de protection de la confidentialité doivent d’abord prendre contact avec ExamSoft à l’adresse suivante :

Courriel : privacy@examsoft.com

Courrier : Att. : General Counsel

ExamSoft Worldwide, Inc.

5001 LBJ Freeway, Suite 700

Dallas, Texas 75244 É.-U.

ExamSoft s’est en outre engagée à renvoyer les plaintes non résolues à JAMS EU-U.S. Privacy Shield and Swiss-U.S. Privacy Shield Frameworks, un fournisseur indépendant de solutions de règlement extrajudiciaire des litiges, situé aux États-Unis. Si une plainte n’est pas résolue à l’aide d’autres ressources ou mécanismes d’application de la loi, les particuliers peuvent demander un arbitrage exécutoire. Si vous ne recevez pas un accusé de réception de votre plainte en temps opportun de notre part, ou si nous n’avons pas traité votre plainte à votre satisfaction, veuillez communiquer avec JAMS ou visiter son site Web à l’adresse suivante : https://www.jamsadr.com/eu-us-privacy-shield pour obtenir de plus amples renseignements ou déposer une plainte. Les services JAMS vous sont offerts sans frais.

Modifications apportées à la politique de confidentialité

ExamSoft peut occasionnellement mettre à jour la présente politique de confidentialité. Dans ce cas, ExamSoft révisera également la Date d’entrée en vigueur à la fin de la présente politique. ExamSoft vous encourage à passer périodiquement en revue cette politique de confidentialité pour vous tenir au courant de la collecte, de l’utilisation et de la divulgation des données personnelles par ExamSoft. ExamSoft se réserve le droit, à sa discrétion, de changer, de modifier, d’ajouter ou de supprimer à tout moment certaines parties de sa politique de confidentialité et de ses sites Web.

Protection de la confidentialité en ligne des enfants

ExamSoft et ces sites Web ne sont pas destinés aux personnes de moins de 13 ans, et ExamSoft demande à ces personnes de ne pas fournir de renseignements personnels par l’entremise des sites Web ExamSoft. De plus, nous ne recueillons ni ne conservons sciemment aucun renseignement personnel provenant d’enfants de moins de treize (13) ans par l’entremise de ces sites Web. Veuillez communiquer avec nous ainsi qu’il est indiqué ci-dessous dans la section Coordonnées si vous croyez que nous avons recueilli de tels renseignements.

Coordonnées

Si vous avez des questions ou des commentaires au sujet de cette politique de confidentialité ou de la manière dont ExamSoft recueille, stocke ou utilise vos données personnelles, veuillez envoyer un courriel au privacy@examsoft.com ou un courrier à l’adresse suivante : Att: General Counsel, ExamSoft Worldwide, Inc., 5001 LBJ Freeway, Suite 700, Dallas, Texas 75244 É.-U.